Sabia que explorar imagens na organização dos seus processos melhora a produtividade?

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Acompanhar e mensurar o desempenho das atividades representa maior eficiência e menos gargalos nos setores

A complexidade do fluxo de trabalho e o peso de equilibrar organização, prioridades e múltiplos canais de comunicação se tornou ainda mais insustentável com a pandemia, movendo as empresas a adotarem ferramentas de gestão. Agora, para o futuro do trabalho, invisibilizar novamente o fluxo de trabalho não deve ser uma opção.

Isso porque não ter parâmetros claros sobre a produtividade impacta significativamente a percepção da mesma, que leva em consideração inúmeros fatores, como: volume de atividades, refações, tempo de execução e resultados entregues, métricas que precisam ser mapeadas, analisadas e representadas de maneira gráfica para se transformarem em informações de valor.

Por isso, tornar o fluxo de trabalho visual representa: 1) economia de tempo em organizar e planejar o workflow; 2) menos gargalos entre a entrega de uma atividade e início de outra; 3) mais foco nas atribuições em consequência de não haver necessidade de manter manualmente a equipe atualizada sobre os avanços da mesma; 4) maior satisfação sobre o desempenho profissional, que se traduz em vantagens competitivas em um mundo do trabalho instável.

A união desses elementos culmina em uma equipe de alta produtividade, que consegue fazer entregas de valor seja no trabalho remoto, híbrido ou presencial, uma vez que a ferramenta de gestão se transforma em um escritório virtual que engloba as ações do setor de ponta a ponta. Como é o caso do modo de visualização do fluxo de trabalho em kanban, método que deixa todos os colaboradores na mesma página sobre o que foi feito e quais etapas uma atividade ainda percorrerá até a sua entrega final.

Maturidade e autonomia do fluxo de trabalho

Dentre as novas perspectivas de trabalho para além das fronteiras físicas, está a necessidade pela autogestão. No momento que as demandas saem da cabeça e do papel (espaço físico) para ocuparem gerenciadores de tarefas e projetos virtuais, os profissionais são ao mesmo tempo convocados a amadurecerem suas capacidades de gerir o fluxo de informação, prazos e esforço, ao passo que também esperam ter espaço para autonomia em seus fluxos de trabalho.

O software de gestão Runrun.it tem se apresentado como a solução ideal para aumentar a produtividade em todo o fluxo de trabalho simplificando a gestão das equipes, pois extingue as longas reuniões de atualização de status e distribuição de tarefas, elimina planilhas de Excel e a troca infinita de e-mails.

Como resultado, a corretora XP Investimentos, por exemplo, teve um aumento de 400% em eficiência: “Com o Runrun.it é possível gerir a equipe melhor, ter uma visão de tudo o que estão fazendo, cuidar mais das pessoas para que elas não fiquem sobrecarregadas e ter um controle com todos os dados necessários para defender o trabalho da equipe e a credibilidade da área”, aponta Júlia Cavallari, Marketing Coordinator da XP Inc.

A ferramenta entrega esse valor estratégico ao oportunizar uma visibilidade operacional macro, possibilitando que decisões sejam tomadas sempre baseadas em dados. Justamente por isso o head de Operações na Adventures LAB, Denis Poggian, adotou o Runrun.it para gerir o time de mais de 40 colaboradores. Em um mês de uso já foi possível perceber o resultado: “Antigamente meus clientes reclamavam dos prazos e entregas em atraso, desde a chegada do Runrun.it as conversas mudaram, passamos a olhar para a qualidade do trabalho e resultados alcançados pelos clientes”, destaca Denis.

“Basicamente temos um fluxo de trabalho que garante o sucesso”

É sempre possível replicar métodos que resultaram em sucesso. Com o fluxo de trabalho essa máxima não é diferente, os aspectos de gestão e organização influenciam substancialmente na execução sustentável e produtiva do trabalho. Exatamente nesse sentido que o Runrun.it atua para entregar uma visão completa e intuitiva do que precisa ser feito, o prazo de conclusão e quais são os responsáveis pela demanda.

Líderes como Alex Santos, CEO do Meu RH Online, já têm identificado a vantagem competitiva de garantir à equipe um lugar para abastecer a rotina de trabalho. Ele explica que suas principais necessidades são acompanhar o fluxo de trabalho de maneira rápida, coletando insights para agilizar constantemente as entregas, mas que tal perspectiva não deva representar sobrecarga de trabalho. Foi exatamente isso que Alex encontrou no Runrun.it, acompanhamento da produtividade individual de cada colaborador, levando em conta a disponibilidade pelo volume de tarefas no escopo de trabalho. Esse entendimento é ainda mais simplificado na visualização de indicador de capacidade, disponível no gráfico de Gantt.

Além desses recursos de gestão, o Runrun.it é um gerenciador que se adequa às necessidades operacionais dos colaboradores. Há quatro anos consecutivos a plataforma é escolhida como a mais fácil de usar do mundo, segundo o G2 Tecnologia, desbancando líderes do mercado mundial. Confira por que o Runrun.it é um aliado das equipes com essas funcionalidades:

Recursos de tempo

  • Data de início e entrega desejada;
  • Estimativa de esforço por pessoa e total;
  • Acompanhamento em tempo real do progresso realizado.

Recursos de otimização

  • Modelos de tarefas;
  • Priorizar;
  • Checklist;
  • Scrum points;
  • Sequência de responsáveis e tarefas, bem como as atividades pré-requisitos;
  • Transferir para outra equipe.

Recursos de organização

  • Tagueamento de tarefa;
  • Alocados e seguidores;
  • Subtarefas;
  • Aba de anexos com integração ao Google Drive;
  • Aba de comentários com integração ao e-mail cadastrado;
  • Descrição da tarefa com possibilidade de incluir links, imagens e vídeos.

Fonte: Administradores

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